Te gandesti sa implementezi un sistem ERP in compania ta? Poti sa argumentezi de ce ai nevoie de un astfel de software? Este doar o “impresie” ca lucrurile nu functioneaza corect, ca datele nu sunt integrate? Te gandesti ca procesele sunt invechite sau prea complicate?
Indiferent de cat de mic sau cat de mare este business-ul tau, este extrem de important sa intelegi si sa documentezi fiecare proces din companie.
Consultantii din cadrul Soft & Service sunt adesea uimiti de dificultatea pe care unele companii o intampina atunci cand solicita cerintele pentru ERP. Listarea cerintelor si creionarea unui plan al proceselor poate dura luni in loc de saptamani sau zile fara a reusi sa aduni informatiile necesare.
Multe companii au documentatie putina sau chiar deloc in legatura cu functiile si procesele indeplinite in organizatie. Nu exista statistici, nu exista fluxuri de procese, nici chiar fise de post care sa se potriveasca cu activitatile zilnice ale fiecarui departament. Sunt organizatii care se bazeaza pe manageri sa se asigure ca lucrurile sunt facute bine, dar nu au abilitatea de a masura daca acestea sunt realizate “smart”.
Este aproape imposibil sa determini ce asteptari ai de la un sistem ERP si daca acesta chiar este necesar daca nu poti descrie cu ce vrei sa te ajute efectiv.
Exista multe motive pentru care trebuie sa te documentezi. Fa-o acum, inainte de a avea cu adevarat nevoie urgenta!
Documentarea te ajuta sa:
- identifici zonele de interes;
- oferi angajatilor o perspectiva in domeniile lor de responsabilitate;
- subliniezi problemele care pot fi rezolvate in interior in prezent;
- oferi descrieri reale ale joburilor din organizatie;
- identifici eventualele necesitati de concediere;
- oferi criterii de referinta pentru optimizari;
- oferi un punct de pornire in stabilirea nevoilor tale de software;
- obtii o viteza mai mare in selectia software-ului necesar;
- implici angajatii si ii responsabilizezi;
- obtii un audit intern si extern de reglementare si conformitate;
- definesti standardele de performanta la nivel de departament.
Cat de detaliata ar trebui sa fie aceasta procedurizare? Pune pe hartie orice intrebare. Spre exemplu, facturarea.
- Cate facturi emitem pe zi?
- Cate facturi de retur se proceseaza pe zi?
- Care este timpul alocat fiecarei facturi in parte?
- Cat de complexe sunt acestea?
- Cati oameni sunt responsabili cu aceasta activitate?
- Care sunt dificultatile intampinate?
- Care sunt solicitarile angajatilor de imbunatatire?
- Cate erori umane se inregistreaza in aceasta activitate zilnic?
- Poti verifica aceste pierderi si costurile asociate?
- Poti promite si realiza imbunatatirea activitatii?
Nu uita sa iti implici angajatii. Vei fi surprins, da cei implicati au intotdeauna idei foarte bune cand vine vorba de imbunatatirea propriilor activitati.
Nu lasa nicio piatra neintoarsa, in special in cazul proceselor in care exista blocaje si probleme. Asa ca incepe sa masori si continua asa. Documentarea te va ajuta nu numai cand este vorba despre implementarea unui sistem ERP, ci si in imbunatatirea proceselor din companie si, de ce nu, a relatiilor cu angajatii care vad ca li se acorda atentie.
Nu esti niciodata prea mic si niciodata prea mare sa identifici, documentezi si optimizezi.
Te-ar mai putea interesa si:
Implementare ERP: 10 aspecte de care sa tii cont – Partea I